Las empresas que fabrican, importan, suministran o utilizan sustancias químicas peligrosas y mezclas en México deben garantizar que la información sobre sus peligros se comunica de forma adecuada a los trabajadores y usuarios correspondientes.

En el ámbito de la seguridad y salud en el trabajo, la principal referencia para la elaboración y gestión de las Fichas de Datos de Seguridad (FDS) es la NOM-018-STPS-2015, Sistema armonizado para la identificación y comunicación de peligros y riesgos por sustancias químicas peligrosas en los centros de trabajo.

La norma utiliza oficialmente el término Hoja de Datos de Seguridad (HDS) para referirse a este documento y establece requisitos relacionados con la clasificación de peligros, las FDS, el etiquetado o señalización y la capacitación de los trabajadores.

La NOM-018-STPS-2015 se basa en los principios del Sistema Globalmente Armonizado (GHS), pero establece requisitos específicos para su aplicación en México. Por ello, una FDS elaborada para la Unión Europea, Estados Unidos u otro mercado internacional no debe utilizarse automáticamente en México.

Es necesario comprobar que la documentación cumple los requisitos establecidos por la normativa mexicana, incluyendo el idioma, el contenido de la FDS y la información necesaria para comunicar los peligros en el centro de trabajo.

En esta guía analizamos los principales requisitos para elaborar y mantener Fichas de Datos de Seguridad conformes en México, así como las diferencias que deben tener en cuenta las empresas que comercializan productos químicos en varios mercados.

Resumen

La NOM-018-STPS-2015 establece que el patrón debe contar con las HDS de las sustancias químicas peligrosas y mezclas que se manejen en el centro de trabajo, mantenerlas disponibles para consulta de los trabajadores y entregarlas a los clientes cuando comercialice dichas sustancias o mezclas.

Por tanto, aunque la norma utilice la denominación HDS, en esta guía utilizaremos principalmente el término FDS.

¿Qué normativa regula las Fichas de Datos de Seguridad en México?

La principal referencia normativa para las Fichas de Datos de Seguridad en el ámbito de la seguridad y salud en el trabajo es la NOM-018-STPS-2015.

Esta Norma Oficial Mexicana establece los requisitos para implementar un sistema armonizado de identificación y comunicación de peligros y riesgos asociados a sustancias químicas peligrosas y mezclas en los centros de trabajo.

La norma no se limita a establecer cómo debe elaborarse una FDS. También integra la documentación dentro de un sistema más amplio de comunicación de peligros que incluye:

• el listado actualizado de sustancias químicas peligrosas y mezclas.
• las Fichas de Datos de Seguridad.
• el etiquetado o señalización.
• la capacitación y formación de los trabajadores.

Esto significa que la FDS no debe gestionarse como un documento aislado. La información contenida en ella debe ser coherente con la clasificación de peligros y con la información comunicada mediante el etiquetado y el resto del sistema de comunicación de peligros.

NOM-018-STPS-2015

La NOM-018-STPS-2015 fue publicada en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 9 de octubre de 2015 y sustituyó a la anterior NOM-018-STPS-2000.

La norma establece las obligaciones del patrón y de los trabajadores respecto a la identificación y comunicación de los peligros de sustancias químicas peligrosas y mezclas en los centros de trabajo.

Entre las obligaciones del patrón se encuentran:

• implementar el sistema armonizado de identificación y comunicación de peligros.
• contar con las FDS de las sustancias químicas peligrosas y mezclas que se manejen en el centro de trabajo.
• mantener las FDS disponibles para consulta de los trabajadores.
• informar y capacitar a los trabajadores sobre su contenido.
• entregar a sus clientes las FDS de las sustancias y mezclas que comercialice.

La norma también contempla la actualización del sistema cuando se sustituyan o incorporen sustancias o mezclas al centro de trabajo o cuando se disponga de información actualizada sobre sus peligros y riesgos.

¿Qué relación existe entre la NOM-018-STPS-2015 y el GHS?

La NOM-018-STPS-2015 establece un sistema armonizado de identificación y comunicación de peligros basado en los principios del Sistema Globalmente Armonizado (GHS).

La clasificación de los peligros, las indicaciones de peligro, los consejos de prudencia y los pictogramas forman parte de este sistema de comunicación.

Sin embargo, las empresas no deben asumir que una FDS elaborada conforme al GHS en otro mercado cumple automáticamente la NOM-018-STPS-2015.

México establece requisitos propios sobre la elaboración de las FDS. Por ejemplo, el numeral 9.1 de la norma establece que la FDS debe elaborarse en formato libre, estar redactada o disponible en idioma español y contener las secciones establecidas en el numeral 9.2.

Por ello, una empresa que comercializa un mismo producto en México, la Unión Europea, Estados Unidos u otros mercados debe gestionar las diferentes versiones regulatorias de la documentación y comprobar que cada una responde a los requisitos de su jurisdicción.

Autoridad competente

La principal autoridad laboral responsable de la aplicación de esta normativa es la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS).

La NOM-018-STPS-2015 fue emitida por esta Secretaría y establece las obligaciones aplicables a los centros de trabajo en materia de identificación y comunicación de peligros asociados a sustancias químicas peligrosas y mezclas.

¿Cuándo es obligatoria una Ficha de Datos de Seguridad en México?

La NOM-018-STPS-2015 establece obligaciones para los centros de trabajo que manejan sustancias químicas peligrosas y mezclas. La Ficha de Datos de Seguridad es una pieza fundamental del sistema de comunicación de peligros porque permite que los trabajadores y otros usuarios dispongan de información detallada sobre los riesgos del producto y las medidas de prevención necesarias.

El alcance de estas obligaciones debe analizarse junto con la clasificación del producto y con las condiciones en las que las sustancias y mezclas se manejan en el centro de trabajo.

¿Quién debe proporcionar la FDS?

La NOM-018-STPS-2015 establece obligaciones específicas para el patrón.

Entre ellas se encuentra la obligación de:

• contar con las FDS de las sustancias químicas peligrosas y mezclas que se manejen en el centro de trabajo.
• mantenerlas disponibles para consulta de los trabajadores.
• informar y capacitar a los trabajadores sobre su contenido.
• entregar a los clientes las FDS de las sustancias químicas peligrosas y mezclas que comercialice.

Por tanto, la gestión de las FDS no afecta únicamente al fabricante. También debe tenerse en cuenta el papel que desempeñan las empresas que importan, distribuyen o utilizan sustancias químicas en sus centros de trabajo.

¿Qué información debe contener una FDS en México?

La NOM-018-STPS-2015 establece que las FDS deben elaborarse en formato libre, pero deben contener la información correspondiente a las 16 secciones establecidas en la norma.

Estas secciones permiten reunir en un único documento la información necesaria para identificar el producto, conocer sus peligros y establecer medidas adecuadas de prevención y respuesta ante emergencias.

Las 16 secciones de una FDS

1. Identificación de la sustancia química peligrosa o mezcla y del proveedor o fabricante

Permite identificar el producto y localizar al responsable de su comercialización o suministro.

Incluye información como:

• nombre del producto.
• otros medios de identificación.
• datos del fabricante, proveedor o responsable.
• información de contacto.
• teléfono de emergencia, cuando corresponda.

2. Identificación de los peligros

Esta sección comunica los principales peligros asociados al producto.

Debe ser coherente con la clasificación y con la información utilizada en el etiquetado o señalización.

Puede incluir:

• clasificación del peligro.
• elementos de la etiqueta.
• pictogramas.
• palabras de advertencia.
• indicaciones de peligro.
• consejos de prudencia.

3. Composición/información sobre los componentes

Proporciona información sobre las sustancias que forman parte del producto y, cuando corresponda, sobre los componentes peligrosos de la mezcla.

La información debe permitir identificar los componentes relevantes desde el punto de vista de la comunicación de peligros.

4. Primeros auxilios

Debe indicar las medidas que deben adoptarse en caso de exposición.

La información puede organizarse según la vía de exposición, por ejemplo:

• inhalación.
• contacto con la piel.
• contacto con los ojos.
• ingestión.

También debe incluir los principales síntomas y efectos relevantes y, cuando corresponda, indicaciones sobre la necesidad de atención médica.

5. Medidas contra incendios

Esta sección recoge la información necesaria para responder ante un incendio en el que esté involucrado el producto.

Debe contemplar aspectos como:

• medios de extinción adecuados.
• peligros específicos derivados del producto.
• recomendaciones para los equipos de intervención.

6. Medidas que deben tomarse en caso de derrame o fuga accidental

Debe proporcionar instrucciones para controlar un vertido accidental y limitar sus consecuencias.

La información puede incluir:

• precauciones personales.
• medidas de protección.
• procedimientos de contención.
• métodos de limpieza.
• precauciones ambientales.

7. Manejo y almacenamiento

Describe las condiciones necesarias para manipular y almacenar el producto de forma segura.

Debe tenerse en cuenta, entre otros aspectos:

• prácticas de manipulación segura.
• condiciones de almacenamiento.
• incompatibilidades.
• medidas destinadas a evitar exposiciones innecesarias.

8. Controles de exposición/protección personal

Esta sección establece las medidas necesarias para controlar la exposición de los trabajadores.

Puede incluir:

• parámetros de control.
• límites de exposición aplicables.
• controles de ingeniería.
• equipos de protección personal.

9. Propiedades físicas y químicas

Recoge las propiedades relevantes del producto para evaluar sus características y comportamiento.

Entre ellas pueden encontrarse:

• estado físico.
• color.
• olor.
• punto de fusión o congelación.
• punto de ebullición.
• inflamabilidad.
• propiedades relacionadas con la presión de vapor.
• densidad.
• solubilidad.
• pH.
• otras propiedades relevantes.

10. Estabilidad y reactividad

Debe indicar las condiciones en las que el producto puede resultar estable o reaccionar.

Entre otros aspectos, puede incluir:

• reactividad.
• estabilidad química.
• posibilidad de reacciones peligrosas.
• condiciones que deben evitarse.
• materiales incompatibles.
• productos de descomposición peligrosos.

11. Información toxicológica

Esta sección recoge información relacionada con los efectos toxicológicos del producto y sus componentes.

Puede incluir información sobre:

• toxicidad aguda.
• corrosión o irritación.
• sensibilización.
• mutagenicidad.
• carcinogenicidad.
• toxicidad reproductiva.
• toxicidad específica en determinados órganos.
• peligro por aspiración.

12. Información ecotoxicológica

Incluye información relacionada con los posibles efectos del producto sobre el medio ambiente.

Puede contemplar aspectos como:

• toxicidad.
• persistencia y degradabilidad.
• potencial de bioacumulación.
• movilidad en el suelo.
• otros efectos adversos.

13. Información relativa a la eliminación de los productos

Proporciona recomendaciones sobre la eliminación segura del producto, los residuos y los envases contaminados.

Las empresas deben tener en cuenta también los requisitos nacionales y locales aplicables a la gestión de residuos.

14. Información relativa al transporte

Incluye la información necesaria para identificar las condiciones aplicables al transporte del producto.

Puede contemplar información relativa a diferentes modalidades de transporte y a la clasificación correspondiente cuando resulte aplicable.

15. Información reglamentaria

Esta sección recoge información regulatoria relevante para el producto.

Debe revisarse para garantizar que la información incluida corresponde a la legislación aplicable en México.

16. Otras informaciones incluidas

La última sección permite incorporar información adicional relevante para la correcta interpretación y utilización de la FDS.

Puede incluir información sobre:

• fecha de elaboración.
• fecha de revisión.
• cambios respecto de versiones anteriores.
• abreviaturas.
• referencias utilizadas.
• otra información necesaria para interpretar correctamente el documento.

¿En qué idioma debe redactarse una FDS en México?

La NOM-018-STPS-2015 establece que las FDS deben elaborarse en idioma español.

Este requisito debe tenerse en cuenta cuando una empresa utiliza una FDS elaborada originalmente para otro mercado.

Por ejemplo, una FDS preparada para Estados Unidos puede estar redactada en inglés y cumplir los requisitos regulatorios estadounidenses, pero eso no significa que pueda utilizarse directamente en México.

La empresa debe disponer de una versión que cumpla los requisitos establecidos por la normativa mexicana.

¿Qué relación existe entre la FDS y el etiquetado?

La FDS forma parte de un sistema de comunicación de peligros más amplio.

La información sobre la clasificación de peligros debe ser coherente entre:

• la FDS.
• el etiquetado o señalización.
• la información proporcionada a los trabajadores.
• la documentación utilizada para gestionar el producto.

Una discrepancia entre estos elementos puede generar problemas de interpretación y dificultar el cumplimiento de las obligaciones de comunicación de peligros.

Por esta razón, cuando cambia la clasificación de una sustancia o mezcla, no basta con modificar una única versión de la documentación. Es necesario comprobar qué información debe actualizarse en la FDS y en el resto de los elementos de comunicación de peligros.

¿Cuándo debe actualizarse una FDS?

La información de las FDS debe mantenerse actualizada cuando se produzcan cambios relevantes en la información sobre los peligros y riesgos de las sustancias químicas peligrosas y mezclas.

La NOM-018-STPS-2015 contempla la actualización del sistema cuando se incorporen o sustituyan sustancias o mezclas en el centro de trabajo o cuando se disponga de información actualizada sobre sus peligros y riesgos.

Para empresas con productos comercializados en diferentes mercados, esto puede implicar revisar simultáneamente distintas versiones regulatorias de una misma FDS.

La dificultad aumenta cuando una modificación en la clasificación o en la información toxicológica afecta a numerosos productos o mercados.

Por ello, establecer un proceso estructurado de gestión de Fichas de Datos de Seguridad permite controlar las versiones, identificar qué documentos deben actualizarse y mantener la trazabilidad de los cambios.

Diferencias entre una FDS de México y una FDS europea

Aunque México y la Unión Europea utilizan el Sistema Globalmente Armonizado (GHS) como base para la comunicación de peligros, existen diferencias regulatorias que deben tenerse en cuenta al preparar una FDS para cada mercado.

Una FDS elaborada conforme a REACH, CLP y el Reglamento (UE) 2020/878 no debe utilizarse automáticamente en México. Del mismo modo, una FDS preparada conforme a la normativa mexicana no necesariamente cumple los requisitos europeos.

Las principales diferencias se encuentran en la normativa aplicable, el idioma, determinados requisitos de contenido y la forma en que cada jurisdicción integra el GHS en su legislación.

La existencia de una estructura común de 16 secciones facilita la gestión internacional, pero no elimina la necesidad de adaptar la documentación a cada jurisdicción.

Diferencias entre una FDS de México y una FDS de Estados Unidos

La comparación con Estados Unidos también es especialmente relevante para las empresas que exportan productos químicos desde Norteamérica.

Estados Unidos utiliza el Hazard Communication Standard (HCS) de OSHA para la comunicación de peligros en el lugar de trabajo, mientras que México aplica la NOM-018-STPS-2015 en su ámbito laboral.

Ambos sistemas están basados en el GHS, pero existen diferencias en la legislación aplicable, los requisitos nacionales y la forma de implementar el sistema.

Por ello, una FDS estadounidense no debe traducirse simplemente al español y utilizarse en México sin una revisión regulatoria.

La traducción es solo una parte de la adaptación. También debe verificarse que la clasificación, el etiquetado y la información incluida en la FDS sean coherentes con los requisitos mexicanos.

¿Se puede utilizar la misma FDS para México y otros países?

En algunos casos, una parte importante de la información técnica del producto puede reutilizarse.

Sin embargo, las empresas no deberían asumir que una única FDS es válida para todos los mercados.

Una misma sustancia o mezcla puede requerir diferentes versiones de la documentación debido a diferencias en:

• legislación.
• clasificación.
• límites de exposición.
• información reglamentaria.
• requisitos de etiquetado.
• idioma.
• datos del proveedor.
• requisitos de transporte.
• requisitos nacionales específicos.

La estructura común de 16 secciones permite reutilizar información cuando procede, pero cada versión debe validarse frente a los requisitos regulatorios del mercado correspondiente.

Errores frecuentes al preparar FDS para México

Utilizar directamente una FDS europea

Una FDS elaborada conforme a REACH y CLP puede contener gran parte de la información necesaria, pero eso no garantiza su conformidad con la NOM-018-STPS-2015.

Antes de utilizarla en México es necesario revisar los requisitos nacionales.

Traducir una FDS estadounidense sin revisarla

Traducir una FDS del inglés al español no convierte automáticamente el documento en una FDS conforme con la normativa mexicana.

La clasificación, el etiquetado, la información reglamentaria y otros elementos deben revisarse específicamente para México.

Confundir el GHS con una normativa única

El GHS proporciona un marco internacional para la clasificación y comunicación de peligros, pero cada jurisdicción lo incorpora a su propia legislación.

Por ello, que dos países adopten el GHS no significa que sus requisitos documentales sean idénticos.

Gestionar las FDS manualmente

Las empresas con presencia internacional pueden terminar gestionando numerosas versiones de una misma FDS.

Si las actualizaciones se realizan manualmente, aumenta el riesgo de:

• utilizar información obsoleta.
• mantener versiones inconsistentes.
• actualizar una jurisdicción y olvidar otra.
• perder la trazabilidad de los cambios.
• distribuir una versión incorrecta a clientes o trabajadores.

No mantener coherencia entre FDS y etiquetado

La clasificación y la información de peligros deben ser coherentes entre la FDS y los elementos utilizados para comunicar los peligros del producto.

Una modificación de la clasificación debería desencadenar una revisión de la documentación relacionada.

Checklist para comprobar una FDS destinada a México

Antes de utilizar o distribuir una FDS en México, compruebe:

Cómo mantener las FDS conformes en México

El cumplimiento no termina cuando se genera una FDS.

Las empresas que comercializan sustancias y mezclas químicas deben disponer de un proceso que permita mantener la documentación actualizada y garantizar que trabajadores y clientes reciben la información correspondiente.

Este proceso debería permitir:

1. identificar cambios en la información de peligros.
2. determinar qué productos y FDS están afectados.
3. revisar las diferentes versiones regulatorias.
4. actualizar la documentación.
5. controlar las versiones.
6. mantener la trazabilidad de los cambios.
7. distribuir la versión correcta a cada destinatario.

Este trabajo se vuelve especialmente complejo cuando una empresa comercializa el mismo producto en México, Estados Unidos, la Unión Europea y otros mercados.

En estos casos, una plataforma especializada como ExESS puede ayudar a centralizar la información regulatoria y reducir el trabajo manual asociado a la creación y mantenimiento de las FDS.

Preguntas frecuentes sobre las Fichas de Datos de Seguridad en México

Conclusión

Las Fichas de Datos de Seguridad son una pieza fundamental del sistema de comunicación de peligros de sustancias químicas en México.

La NOM-018-STPS-2015 establece un marco basado en los principios del GHS y define los requisitos que deben cumplir las FDS, junto con las obligaciones relacionadas con el etiquetado, la información a los trabajadores y la capacitación.

Para las empresas que comercializan productos químicos en varios mercados, el principal reto no es únicamente elaborar una FDS, sino mantener versiones regulatorias coherentes y actualizadas para cada jurisdicción.

Una FDS europea o estadounidense puede servir como fuente de información técnica, pero debe revisarse antes de utilizarse en México para garantizar que cumple los requisitos nacionales.

¿Cómo puede ayudar ExESS?

Para las empresas que gestionan productos químicos en México y otros mercados internacionales, uno de los principales retos es mantener diferentes versiones regulatorias de una misma FDS sin perder coherencia entre ellas.

ExESS permite centralizar la información utilizada para la elaboración de Fichas de Datos de Seguridad y automatizar su generación y mantenimiento para diferentes requisitos regulatorios.

Esto ayuda a:

• reducir tareas manuales.
• gestionar diferentes versiones de una misma FDS.
• mantener la información regulatoria centralizada.
• facilitar la actualización de la documentación.
• mejorar el control de versiones.
• gestionar documentación para diferentes mercados desde un entorno centralizado.

Para las organizaciones que comercializan productos químicos en México y otros países, este enfoque facilita la gestión de la documentación regulatoria y ayuda a mantener un proceso más controlado y trazable.

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