Las Fichas de Datos de Seguridad (FDS) son una herramienta fundamental para comunicar los peligros de sustancias y mezclas químicas y proporcionar a los usuarios la información necesaria para utilizarlas de forma segura.

En Colombia, las FDS forman parte del sistema de comunicación de peligros establecido mediante la adopción del Sistema Globalmente Armonizado de Clasificación y Etiquetado de Productos Químicos (SGA). El marco regulatorio colombiano establece responsabilidades específicas para fabricantes, importadores, comercializadores y empleadores en relación con la elaboración, suministro, disponibilidad y actualización de estas fichas.

El principal punto de partida es el Decreto 1496 de 2018, mediante el cual Colombia adoptó el SGA de Naciones Unidas para la clasificación y comunicación de peligros de los productos químicos. El decreto establece expresamente que fabricantes e importadores deben elaborar las FDS conforme al SGA y que fabricantes, importadores y comercializadores deben suministrarlas a los empleadores o trabajadores que utilicen o comercialicen los productos químicos.

Posteriormente, la Resolución 773 de 2021 desarrolló las acciones que deben aplicar los empleadores en los lugares de trabajo. Esta resolución establece requisitos concretos para las FDS, como su disponibilidad en español, la coherencia con la información de las etiquetas, la inclusión de una línea de emergencias y la disponibilidad permanente en formato físico o digital.

Para fabricantes, importadores y distribuidores, esto significa que elaborar una FDS para Colombia no consiste simplemente en traducir una ficha preparada para otro mercado. Es necesario comprobar que la clasificación, la información de peligro, los datos del proveedor, la información de emergencia y el resto del contenido cumplen el marco colombiano aplicable.

Además, las FDS deben mantenerse actualizadas. El Decreto 1496 establece que los fabricantes e importadores deben incorporar la información nueva y significativa sobre los peligros de un producto químico y actualizar tanto la etiqueta como la FDS cuando esa información modifique la clasificación de peligros y requiera cambios en la comunicación del producto.

En esta guía encontrará:

• La normativa que regula las Fichas de Datos de Seguridad en Colombia.
• El papel del SGA en la clasificación y comunicación de peligros.
• Cuándo debe suministrarse una FDS.
• Las responsabilidades de fabricantes, importadores y comercializadores.
• Los requisitos específicos de las FDS en Colombia.
• Las obligaciones relacionadas con las FDS en los lugares de trabajo.
• Las principales diferencias entre las FDS colombianas y las de otros mercados.
• Los errores más frecuentes en la gestión de FDS.
• Buenas prácticas para mantener las FDS actualizadas.
• Cómo puede ayudar ExESS a gestionar FDS para Colombia y otros mercados.

Resumen

El Decreto 1496 de 2018 establece que fabricantes e importadores son responsables de generar la FDS conforme al SGA, mientras que los comercializadores deben suministrarla a sus clientes. La Resolución 773 de 2021 añade requisitos específicos para las FDS disponibles en los lugares de trabajo.

Lo más importante

En Colombia, las Fichas de Datos de Seguridad forman parte del sistema de comunicación de peligros establecido mediante el SGA. El Decreto 1496 de 2018 establece las responsabilidades generales sobre su elaboración, suministro y actualización, mientras que la Resolución 773 de 2021 concreta requisitos para las FDS utilizadas en los lugares de trabajo, entre ellos su disponibilidad en español, la coherencia con el etiquetado y la disponibilidad física o digital.

¿Qué normativa regula las Fichas de Datos de Seguridad en Colombia?

El marco colombiano de comunicación de peligros químicos se basa principalmente en la adopción del Sistema Globalmente Armonizado (SGA) y en las disposiciones nacionales que desarrollan su aplicación.

Para las empresas que fabrican, importan, comercializan o utilizan productos químicos, las principales referencias son:

• Decreto 1496 de 2018, por el cual Colombia adopta el Sistema Globalmente Armonizado de Clasificación y Etiquetado de Productos Químicos.
• Resolución 773 de 2021, que define las acciones que deben desarrollar los empleadores para aplicar el SGA en los lugares de trabajo.
• Ley 55 de 1993, mediante la cual Colombia aprobó el Convenio 170 de la OIT sobre seguridad en la utilización de los productos químicos en el trabajo.

Decreto 1496 de 2018

El Decreto 1496 de 2018 constituye una de las normas fundamentales para entender las obligaciones relacionadas con las FDS en Colombia.

El decreto adopta el SGA de Naciones Unidas, sexta edición revisada de 2015, como sistema nacional para la clasificación y comunicación de peligros de los productos químicos. Su ámbito de aplicación cubre actividades como la producción, importación, almacenamiento, transporte, distribución, comercialización y utilización de productos químicos peligrosos, con determinadas excepciones establecidas en la propia norma.

En relación específica con las FDS, el artículo 8 establece que el fabricante y/o importador debe elaborar la FDS de acuerdo con el SGA y conservar el soporte técnico y científico utilizado para su elaboración. También establece que fabricantes, importadores y comercializadores deben suministrar las FDS a los empleadores o trabajadores que utilicen o comercialicen los productos químicos.

El decreto también establece una obligación de actualización. Cuando aparece información nueva y significativa sobre los peligros de un producto y esta modifica su clasificación y requiere cambios en la etiqueta o en la FDS, fabricantes e importadores deben actualizar la documentación correspondiente.

Resolución 773 de 2021

La Resolución 773 de 2021 desarrolla la aplicación del SGA específicamente en los lugares de trabajo.

Su artículo 16 establece requisitos concretos para las FDS que deben estar disponibles donde se utilicen o almacenen productos químicos. Entre otros aspectos, exige que estén en español, sean coherentes con la información de las etiquetas, incluyan una línea de emergencias con disponibilidad permanente y estén disponibles en formato físico o digital.

La resolución también establece que las FDS deben contar con los elementos definidos en el Anexo 4 — Guía para la elaboración de fichas de datos de seguridad del SGA, basado en la sexta edición revisada del sistema de Naciones Unidas.

Ley 55 de 1993 y Convenio 170 de la OIT

La Ley 55 de 1993 aprobó en Colombia el Convenio 170 de la Organización Internacional del Trabajo sobre la seguridad en la utilización de los productos químicos en el trabajo.

Este convenio ya contemplaba la necesidad de proporcionar información sobre los productos químicos peligrosos y establece criterios sobre la información que deben contener las fichas de datos de seguridad.

El Decreto 1496 de 2018 conecta expresamente estas obligaciones con el sistema colombiano de clasificación y comunicación de peligros.

Autoridades competentes

La aplicación del marco colombiano sobre productos químicos no corresponde a una única autoridad. Las responsabilidades se distribuyen entre diferentes organismos según el ámbito regulatorio.

Ministerio del Trabajo

El Ministerio del Trabajo desempeña un papel central en la aplicación del SGA en los lugares de trabajo.

El Decreto 1496 de 2018 le atribuye, entre otras funciones, definir las acciones que deben desarrollar los empleadores para aplicar el SGA a los productos químicos utilizados en los lugares de trabajo y promover la divulgación del sistema.

La Resolución 773 de 2021 desarrolla precisamente estas obligaciones para los empleadores y establece requisitos relacionados con la clasificación, etiquetado y disponibilidad de las FDS en los lugares de trabajo.

Ministerio de Salud y Protección Social

El Ministerio de Salud y Protección Social participa en la aplicación del SGA dentro de sus competencias, especialmente en relación con los productos químicos dirigidos al consumidor y con la definición de fuentes de información para la clasificación de peligros.

Ministerio de Transporte

El transporte terrestre de productos químicos está sujeto a la regulación colombiana de mercancías peligrosas por carretera. El Decreto 1496 de 2018 establece que esta actividad debe cumplir la regulación vigente de transporte e incorporar lo que corresponda del SGA.

Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural

Los plaguicidas químicos de uso agrícola cuentan con disposiciones específicas dentro del marco colombiano. El Decreto 1496 de 2018 establece un tratamiento diferenciado para estos productos y remite al marco de la Comunidad Andina aplicable a su clasificación y control.

Administradoras de Riesgos Laborales

Las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL) también tienen responsabilidades relacionadas con la aplicación del SGA en los lugares de trabajo, incluyendo actividades de educación, prevención y asistencia técnica a las empresas afiliadas.

¿Qué papel desempeña el Sistema Globalmente Armonizado (SGA)?

El Sistema Globalmente Armonizado de Clasificación y Etiquetado de Productos Químicos (SGA) constituye la base del sistema colombiano para comunicar los peligros asociados a sustancias y mezclas químicas.

Colombia adoptó el SGA mediante el Decreto 1496 de 2018, que establece un marco común para la clasificación de peligros, el etiquetado y la elaboración de las Fichas de Datos de Seguridad. Posteriormente, la Resolución 773 de 2021 desarrolló su aplicación en los lugares de trabajo.

El SGA permite utilizar criterios armonizados para identificar los peligros de los productos químicos y comunicar esta información mediante diferentes elementos, entre ellos las etiquetas y las Fichas de Datos de Seguridad.

Clasificación de peligros

La clasificación constituye el punto de partida para determinar cómo deben comunicarse los peligros de una sustancia o mezcla.

El SGA establece criterios para identificar diferentes tipos de peligros, entre ellos:

• Peligros físicos, como inflamabilidad, explosividad o propiedades comburentes.
• Peligros para la salud, como toxicidad aguda, carcinogenicidad, mutagenicidad o toxicidad para la reproducción.
• Peligros para el medio ambiente, especialmente los relacionados con el medio acuático.

La clasificación obtenida determina qué elementos de comunicación de peligros deben incorporarse al etiquetado y qué información debe reflejarse en la FDS.

Etiquetado y Fichas de Datos de Seguridad

El SGA establece una relación directa entre la clasificación del peligro, el etiquetado y la Ficha de Datos de Seguridad.

La etiqueta proporciona información esencial sobre los peligros del producto en el envase, mientras que la FDS ofrece información mucho más detallada sobre sus propiedades, riesgos y condiciones de utilización segura.

Por ejemplo, la clasificación de una mezcla como inflamable puede determinar la inclusión de determinados pictogramas, palabras de advertencia e indicaciones de peligro en la etiqueta. Esta misma clasificación debe reflejarse de forma coherente en las secciones correspondientes de la FDS.

Por este motivo, una modificación en la clasificación de un producto puede tener consecuencias sobre varios elementos de la documentación regulatoria.

¿Qué información aporta el SGA a una FDS?

La aplicación del SGA determina buena parte de la información que debe incluirse en una FDS.

Entre los elementos más relevantes se encuentran:

• identificación de los peligros
• clasificación de la sustancia o mezcla
• pictogramas de peligro
• palabras de advertencia
• indicaciones de peligro
• consejos de prudencia
• información sobre composición
• medidas de primeros auxilios
• medidas de lucha contra incendios
• medidas en caso de vertido accidental
• información sobre manipulación y almacenamiento
• controles de exposición y protección individual
• información toxicológica y ecológica

La FDS debe proporcionar información suficiente para que los trabajadores y demás usuarios profesionales puedan comprender los peligros del producto y aplicar las medidas de prevención y protección correspondientes.

Coherencia entre la FDS y la etiqueta

Uno de los aspectos fundamentales del sistema colombiano es la coherencia entre la información de la FDS y la información que aparece en la etiqueta.

La Resolución 773 de 2021 establece expresamente que las FDS deben ser coherentes con la información proporcionada en las etiquetas de los productos químicos.

Esto significa que las empresas deben evitar situaciones en las que la clasificación, los pictogramas, las indicaciones de peligro o las medidas de prevención de la etiqueta sean diferentes de las que aparecen en la FDS.

Por ejemplo, si una actualización de la clasificación de una mezcla modifica su categoría de peligro, no basta con actualizar únicamente la etiqueta. La empresa debe evaluar también el impacto de ese cambio sobre la FDS y sobre el resto de la documentación relacionada con el producto.

El SGA y la gestión del cumplimiento químico

La adopción del SGA facilita la armonización de la comunicación de peligros, pero no elimina la necesidad de gestionar los requisitos nacionales.

Una empresa que comercializa el mismo producto en diferentes mercados puede utilizar el SGA como base común y, al mismo tiempo, tener que generar versiones específicas de la FDS para cada jurisdicción.

Por ejemplo, una FDS elaborada para Colombia puede compartir una parte importante de la información técnica con una FDS destinada a Brasil, Chile o Argentina. Sin embargo, las empresas deben comprobar las diferencias regulatorias de cada mercado antes de utilizar una misma versión.

Este aspecto es especialmente importante para fabricantes y distribuidores que gestionan grandes catálogos de productos y múltiples mercados.

¿Cuándo es obligatoria una Ficha de Datos de Seguridad en Colombia?

La obligación de elaborar y suministrar una Ficha de Datos de Seguridad debe analizarse en función del tipo de producto químico, su clasificación y el ámbito en el que se utiliza o comercializa.

El Decreto 1496 de 2018 establece que los fabricantes e importadores deben elaborar las FDS de los productos químicos de acuerdo con el SGA. Además, fabricantes, importadores y comercializadores deben suministrar esta información a los empleadores o trabajadores que utilicen o comercialicen los productos químicos.

Por tanto, la obligación no se limita a la elaboración del documento. También implica garantizar que la FDS llegue a los destinatarios correspondientes y que esté disponible para quienes necesitan consultar la información de seguridad.

¿Qué productos deben contar con una FDS?

En términos generales, las sustancias y mezclas químicas peligrosas que se encuentren dentro del ámbito de aplicación del SGA deben disponer de la información de seguridad correspondiente.

La necesidad de elaborar y suministrar una FDS debe determinarse teniendo en cuenta:

• la clasificación de peligros de la sustancia o mezcla
• el ámbito de aplicación de la normativa colombiana
• el uso previsto del producto
• la cadena de suministro
• las disposiciones específicas que puedan resultar aplicables al producto

No todos los productos químicos están necesariamente sujetos a las mismas obligaciones. El propio Decreto 1496 de 2018 establece determinadas exclusiones y tratamientos específicos para algunos productos y sectores.

Por este motivo, antes de generar una FDS es necesario determinar primero si el producto está sujeto al marco regulatorio correspondiente y qué requisitos específicos le resultan aplicables.

¿Quién debe proporcionar la FDS?

El fabricante y/o importador es responsable de elaborar la FDS de acuerdo con el SGA y de conservar el soporte técnico y científico utilizado para su elaboración.

Además, fabricantes, importadores y comercializadores deben suministrar las FDS a los empleadores o trabajadores que utilicen o comercialicen los productos químicos.

En la práctica, esto significa que la responsabilidad sobre la FDS se extiende a lo largo de la cadena de suministro.

Una empresa que adquiere un producto químico para utilizarlo en sus instalaciones debe poder acceder a la información de seguridad necesaria para gestionar los riesgos asociados a su utilización.

¿En qué idioma debe estar la FDS?

Las Fichas de Datos de Seguridad destinadas a los lugares de trabajo en Colombia deben estar disponibles en español, de acuerdo con la Resolución 773 de 2021.

Este requisito es especialmente relevante para empresas multinacionales que generan FDS desde una única base de datos global y posteriormente distribuyen diferentes versiones nacionales.

Una traducción automática del documento no garantiza por sí sola el cumplimiento. La empresa debe comprobar que la versión en español mantiene la coherencia de la información técnica y regulatoria, incluidos los datos de clasificación, las medidas de emergencia y la información específica del mercado colombiano.

¿Dónde debe estar disponible la FDS?

La Resolución 773 de 2021 establece que las FDS deben estar disponibles de forma física o digital en los lugares de trabajo donde se utilicen o almacenen productos químicos.

El acceso debe ser suficientemente sencillo para que los trabajadores puedan consultar la información cuando sea necesario, especialmente en situaciones de emergencia.

Por ello, almacenar las FDS exclusivamente en un sistema interno al que los trabajadores no puedan acceder fácilmente puede generar problemas prácticos, aunque la documentación exista.

Las empresas deben establecer procedimientos que permitan localizar rápidamente la FDS correspondiente a cada producto químico utilizado en sus instalaciones.

¿Cuándo debe actualizarse una FDS?

El Decreto 1496 de 2018 establece que fabricantes e importadores deben actualizar la información cuando exista información nueva y significativa sobre los peligros de un producto químico que modifique su clasificación y requiera cambios en la etiqueta o en la FDS.

Las causas que pueden desencadenar una revisión incluyen, entre otras:

• nueva información toxicológica
• nuevos datos sobre peligros físicos
• cambios en la clasificación del producto
• modificaciones relevantes de la composición
• nueva información científica sobre los peligros
• cambios regulatorios que afecten a la clasificación o comunicación del peligro

La actualización debe evaluarse como parte de un proceso continuo de mantenimiento de la información regulatoria.

Para empresas que gestionan cientos o miles de productos, realizar este seguimiento manualmente puede resultar especialmente complejo, ya que un único cambio puede afectar simultáneamente a la FDS, la etiqueta y otras versiones lingüísticas o nacionales.

¿Qué ocurre cuando cambia la clasificación de un producto?

Cuando aparece nueva información que modifica la clasificación de peligros de una sustancia o mezcla, la empresa debe evaluar el impacto sobre toda la documentación de comunicación de peligros.

Esto puede implicar actualizar:

• la clasificación del producto
• la etiqueta
• los pictogramas
• las indicaciones de peligro
• los consejos de prudencia
• la Ficha de Datos de Seguridad
• las versiones nacionales o lingüísticas relacionadas

El objetivo es evitar inconsistencias entre los distintos documentos utilizados para comunicar los peligros del mismo producto.

Una gestión adecuada de cambios resulta especialmente importante cuando un producto se comercializa simultáneamente en diferentes países, ya que una modificación de la información técnica puede requerir diferentes acciones según la legislación de cada mercado.

¿Quién debe elaborar y suministrar la FDS?

El fabricante y/o importador es responsable de elaborar la Ficha de Datos de Seguridad (FDS) de acuerdo con el Sistema Globalmente Armonizado (SGA) y de conservar el soporte técnico y científico utilizado para su elaboración.

El Decreto 1496 de 2018 establece además que fabricantes, importadores y comercializadores deben suministrar las FDS a los empleadores o trabajadores que utilicen o comercialicen los productos químicos.

Por tanto, la responsabilidad sobre la información de seguridad no termina con la elaboración del documento. Las empresas deben garantizar que la FDS correspondiente esté disponible para los destinatarios que necesitan utilizarla para gestionar los riesgos asociados al producto.

Fabricantes

Los fabricantes deben disponer de información suficiente sobre las propiedades y peligros de las sustancias y mezclas que producen para poder realizar su clasificación conforme al SGA y elaborar la FDS correspondiente.

Para ello, deben conservar el soporte técnico y científico utilizado para elaborar la documentación. Esto permite justificar la clasificación adoptada y mantener trazabilidad sobre la información empleada en la evaluación de los peligros.

Cuando aparezca nueva información significativa que pueda modificar la clasificación del producto y requiera cambios en la comunicación de peligros, el fabricante debe evaluar la necesidad de actualizar la FDS y el etiquetado.

Importadores

Los importadores tienen igualmente la responsabilidad de garantizar que los productos químicos introducidos en el mercado colombiano dispongan de la información de seguridad requerida.

Esto implica comprobar que la documentación proporcionada por el fabricante extranjero resulta adecuada para Colombia y que la clasificación, el etiquetado y la FDS son coherentes con los requisitos nacionales aplicables.

No debe asumirse que una FDS elaborada para otro mercado puede utilizarse directamente en Colombia. Aunque el SGA proporciona una base común para la comunicación de peligros, cada jurisdicción puede establecer requisitos nacionales específicos.

Por este motivo, los importadores deben revisar la documentación antes de poner los productos a disposición de sus clientes o utilizarlos en sus propias operaciones.

Comercializadores

Los comercializadores también tienen obligaciones relacionadas con el suministro de las FDS.

Cuando comercializan productos químicos sujetos a estos requisitos, deben facilitar la información de seguridad correspondiente a los empleadores o trabajadores que utilizan o comercializan dichos productos.

Para las empresas que distribuyen un elevado número de referencias, esto supone mantener un sistema que permita identificar qué FDS corresponde a cada producto y proporcionar al cliente la versión correcta.

Además, la gestión debe contemplar las actualizaciones de las fichas. Distribuir una versión antigua cuando ya existe una FDS actualizada puede generar inconsistencias dentro de la cadena de suministro.

Empleadores y usuarios de productos químicos

Los empleadores tienen obligaciones específicas relacionadas con la disponibilidad de las FDS en los lugares de trabajo.

La Resolución 773 de 2021 establece que las FDS deben estar disponibles en español y en formato físico o digital en los lugares donde se utilicen o almacenen productos químicos.

Los empleadores deben garantizar que los trabajadores puedan acceder a esta información y utilizarla como parte de las medidas de prevención y gestión de los riesgos químicos.

La FDS debe integrarse, por tanto, dentro del sistema general de gestión de productos químicos de la empresa y no tratarse únicamente como un documento administrativo.

Requisitos específicos de las Fichas de Datos de Seguridad en Colombia

Las Fichas de Datos de Seguridad utilizadas en Colombia deben proporcionar información suficiente para identificar los peligros de las sustancias y mezclas y establecer las medidas necesarias para su utilización segura.

La Resolución 773 de 2021 establece requisitos específicos para las FDS disponibles en los lugares de trabajo y remite al Anexo 4 — Guía para la elaboración de fichas de datos de seguridad del SGA.

Estructura de la FDS

La FDS debe seguir la estructura establecida por el SGA, organizada en 16 secciones:

1. Identificación del producto.
2. Identificación del peligro o peligros.
3. Composición/información sobre los componentes.
4. Primeros auxilios.
5. Medidas de lucha contra incendios.
6. Medidas que deben tomarse en caso de vertido accidental.
7. Manipulación y almacenamiento.
8. Controles de exposición/protección individual.
9. Propiedades físicas y químicas.
10. Estabilidad y reactividad.
11. Información toxicológica.
12. Información ecotoxicológica.
13. Información relativa a la eliminación de los productos.
14. Información relativa al transporte.
15. Información sobre la reglamentación.
16. Otras informaciones.

La estructura común facilita que los trabajadores y profesionales puedan localizar rápidamente la información que necesitan, especialmente durante una situación de emergencia.

No obstante, cumplir formalmente con las 16 secciones no garantiza por sí solo que una FDS sea conforme. La información incluida debe ser correcta, coherente con la clasificación del producto y adecuada para el mercado colombiano.

Identificación del producto y del proveedor

La Sección 1 debe permitir identificar claramente la sustancia o mezcla y al proveedor responsable de la FDS.

La información debe ser suficientemente precisa para relacionar el documento con el producto comercial correspondiente y facilitar la identificación del responsable dentro de la cadena de suministro.

También deben incluirse los datos de contacto necesarios y la información correspondiente para situaciones de emergencia, de acuerdo con los requisitos aplicables.

Para empresas que gestionan múltiples mercados, esta sección requiere especial atención porque los datos del proveedor, los contactos nacionales y los teléfonos de emergencia pueden variar entre jurisdicciones.

Identificación de los peligros

La Sección 2 debe reflejar la clasificación de peligros del producto conforme al SGA y proporcionar la información necesaria para comunicar dichos peligros.

Entre otros elementos, puede incluir:

• clasificación de la sustancia o mezcla
• pictogramas de peligro
• palabra de advertencia
• indicaciones de peligro
• consejos de prudencia
• otros peligros relevantes que no den lugar a clasificación, cuando corresponda

La información de esta sección debe ser coherente con la etiqueta del producto.

Una modificación de la clasificación puede afectar simultáneamente a la Sección 2, al etiquetado y a otras partes de la FDS, por lo que cualquier cambio debe evaluarse de forma integral.

Composición e información sobre los componentes

La Sección 3 debe proporcionar información sobre la composición de la sustancia o mezcla y sobre los componentes relevantes desde el punto de vista de los peligros.

En el caso de mezclas, la información debe permitir identificar los componentes peligrosos que contribuyen a la clasificación o que resultan relevantes para la gestión de los riesgos.

La correcta gestión de esta sección es especialmente importante para empresas que modifican frecuentemente sus formulaciones.

Un cambio en la composición puede desencadenar una nueva evaluación de la clasificación y, en consecuencia, modificaciones en diferentes secciones de la FDS y en el etiquetado.

Información sobre primeros auxilios

La Sección 4 debe proporcionar las medidas de primeros auxilios que deben aplicarse en caso de exposición al producto.

La información debe diferenciar, cuando resulte pertinente, las diferentes vías de exposición, como:

• inhalación
• contacto con la piel
• contacto con los ojos
• ingestión

También debe incluir información sobre los principales síntomas y efectos, tanto agudos como retardados cuando corresponda, así como indicaciones sobre la necesidad de atención médica.

Medidas de lucha contra incendios

La Sección 5 debe describir los medios de extinción apropiados y proporcionar información sobre los peligros específicos derivados del producto durante un incendio.

También debe indicar, cuando corresponda, las recomendaciones relativas a los equipos de protección y las precauciones especiales que deben adoptar los equipos de intervención.

Esta información debe ser coherente con las propiedades físicas y químicas del producto y con los peligros identificados durante su clasificación.

Medidas en caso de vertido accidental

La Sección 6 debe establecer las medidas necesarias para actuar ante derrames o liberaciones accidentales.

Debe contemplar, según corresponda:

• precauciones personales
• equipos de protección
• procedimientos de emergencia
• precauciones medioambientales
• métodos de contención
• procedimientos de limpieza

La información debe permitir a los usuarios actuar de forma segura y limitar la exposición de las personas y del medio ambiente.

Manipulación y almacenamiento

La Sección 7 debe establecer las recomendaciones necesarias para manipular y almacenar el producto de forma segura.

Entre otros aspectos, puede incluir información sobre:

• precauciones para una manipulación segura
• condiciones de almacenamiento
• incompatibilidades
• medidas destinadas a prevenir incendios, explosiones o liberaciones accidentales

Estas recomendaciones deben ser coherentes con las propiedades del producto y con los peligros identificados en la clasificación.

Controles de exposición y protección individual

La Sección 8 proporciona información sobre las medidas destinadas a controlar la exposición de los trabajadores.

Cuando corresponda, debe incluir los valores límite de exposición profesional aplicables y las recomendaciones relativas a:

• controles técnicos
• protección respiratoria
• protección de las manos
• protección ocular
• protección de la piel
• otras medidas de higiene y protección

Esta sección debe permitir relacionar los peligros identificados con las medidas concretas necesarias para reducir la exposición durante el uso del producto.

Propiedades físicas y químicas

La Sección 9 contiene información sobre las principales propiedades físicas y químicas de la sustancia o mezcla.

Dependiendo del producto y de la información disponible, puede incluir parámetros como:

• estado físico
• color
• olor
• punto de fusión o congelación
• punto de ebullición
• inflamabilidad
• límites de explosividad
• punto de inflamación
• temperatura de autoignición
• pH
• solubilidad
• densidad
• presión de vapor
• características de las partículas, cuando corresponda

La información de esta sección puede ser relevante para determinar las condiciones adecuadas de almacenamiento, manipulación y respuesta ante emergencias.

Estabilidad y reactividad

La Sección 10 debe proporcionar información sobre la estabilidad del producto y las posibles reacciones peligrosas.

Debe contemplar, cuando corresponda:

• reactividad
• estabilidad química
• posibilidad de reacciones peligrosas
• condiciones que deben evitarse
• materiales incompatibles
• productos de descomposición peligrosos

Información toxicológica

La Sección 11 debe proporcionar información sobre los efectos toxicológicos conocidos o previstos asociados a la exposición al producto.

Puede incluir información relacionada con:

• toxicidad aguda
• corrosión o irritación cutánea
• lesiones oculares graves
• sensibilización
• mutagenicidad
• carcinogenicidad
• toxicidad para la reproducción
• toxicidad específica en determinados órganos
• peligro por aspiración

La información debe ser coherente con la clasificación toxicológica utilizada para el producto.

Información ecotoxicológica

La Sección 12 recoge información sobre los efectos del producto sobre el medio ambiente.

Cuando esté disponible, puede incluir información sobre:

• toxicidad para organismos acuáticos
• persistencia y degradabilidad
• potencial de bioacumulación
• movilidad en el suelo
• otros efectos adversos

Esta información permite establecer medidas adecuadas para prevenir o limitar la liberación del producto al medio ambiente.

Información relativa a la eliminación

La Sección 13 debe proporcionar recomendaciones para la eliminación segura de la sustancia, mezcla y, cuando corresponda, los envases contaminados.

Las recomendaciones deben tener en cuenta la legislación aplicable y las características de peligrosidad del producto.

Información relativa al transporte

La Sección 14 contiene la información necesaria para determinar las condiciones aplicables al transporte del producto.

Dependiendo de sus características y del modo de transporte, puede incluir información relativa a la clasificación como mercancía peligrosa, número ONU, designación oficial de transporte, clase de peligro, grupo de embalaje y otros datos relevantes.

Las empresas que comercializan productos químicos internacionalmente deben prestar especial atención a esta sección, ya que los requisitos de transporte pueden estar sujetos a marcos regulatorios específicos.

Información sobre la reglamentación

La Sección 15 debe recoger la información reglamentaria relevante para la sustancia o mezcla.

En esta sección deben identificarse, cuando corresponda, las disposiciones nacionales o internacionales aplicables al producto.

Para empresas que gestionan FDS en diferentes países, esta sección es especialmente importante porque la información reglamentaria puede variar entre jurisdicciones aunque la clasificación del producto conforme al SGA sea similar.

Otras informaciones

La Sección 16 debe incluir información adicional relevante para comprender y utilizar correctamente la FDS.

Puede contener, entre otros elementos:

• información sobre revisiones
• referencias bibliográficas
• explicación de abreviaturas
• información sobre cambios respecto a versiones anteriores
• otras aclaraciones necesarias para interpretar correctamente el documento

Mantener esta sección actualizada facilita la trazabilidad de las modificaciones realizadas en la FDS.

Fecha de elaboración y revisión

La Resolución 773 de 2021 establece requisitos relacionados con la identificación temporal de las FDS.

Las empresas deben disponer de mecanismos que permitan identificar la versión vigente del documento y distinguirla de versiones anteriores.

Esto es especialmente importante cuando se producen cambios en la clasificación, composición o requisitos regulatorios del producto.

Un sistema de control de versiones permite saber qué información estaba vigente en cada momento y facilita la trazabilidad durante auditorías o revisiones internas.

Disponibilidad física o digital

Las FDS deben estar disponibles en formato físico o digital en los lugares de trabajo donde se utilicen o almacenen productos químicos.

La disponibilidad debe ser efectiva. No basta con que la empresa conserve las FDS en un archivo si los trabajadores no pueden acceder a ellas cuando necesitan consultar información sobre un producto.

Por ello, las empresas deberían establecer procedimientos que permitan localizar rápidamente la FDS correspondiente a cada sustancia o mezcla.

Información de emergencia

Las FDS destinadas a los lugares de trabajo deben incluir la información necesaria para responder ante situaciones de emergencia, incluida la línea de emergencias cuando así lo exige la normativa aplicable.

Este dato debe mantenerse actualizado y disponible de forma permanente.

Los cambios en los datos de contacto, proveedores o servicios de emergencia deben incorporarse a las correspondientes versiones de la FDS para evitar que los trabajadores dispongan de información obsoleta durante una situación crítica.

Comparativa de requisitos de las Fichas de Datos de Seguridad en Colombia

El sistema colombiano de comunicación de peligros se basa en el Sistema Globalmente Armonizado (SGA), pero su aplicación debe analizarse junto con los requisitos establecidos por la normativa nacional.

Esto significa que una FDS elaborada para otro país que también adopta el SGA no puede utilizarse automáticamente en Colombia sin comprobar previamente que cumple las disposiciones nacionales aplicables.

Las diferencias pueden afectar al idioma, la información del proveedor, los datos de emergencia, las obligaciones de disponibilidad en los lugares de trabajo y otros elementos específicos del marco regulatorio colombiano.

Comparativa entre Colombia y otras jurisdicciones

¿Puede utilizarse una FDS elaborada conforme al SGA en Colombia?

Una FDS elaborada conforme al SGA puede constituir un buen punto de partida para preparar una versión destinada al mercado colombiano, pero no debe asumirse que es directamente válida.

La empresa debe comprobar que el documento cumple los requisitos establecidos por la normativa colombiana y que la información es adecuada para los trabajadores y demás destinatarios a los que debe suministrarse.

Entre los aspectos que deben revisarse se encuentran:

• idioma español
• clasificación conforme al SGA aplicable en Colombia
• coherencia entre la FDS y la etiqueta
• información del proveedor
• información de emergencia
• disponibilidad física o digital en los lugares de trabajo
• información reglamentaria
• fecha y control de versiones
• requisitos específicos establecidos por la legislación colombiana

Esta revisión es especialmente importante para fabricantes e importadores que reciben FDS de proveedores extranjeros y posteriormente comercializan los productos en Colombia.

¿Puede utilizarse una FDS colombiana en otros países?

Tampoco debe asumirse que una FDS preparada para Colombia puede utilizarse directamente en otros mercados.

Aunque diferentes países hayan adoptado el SGA, cada jurisdicción puede establecer requisitos propios sobre clasificación, idioma, información nacional, contactos de emergencia, transporte o comunicación de peligros.

Por ejemplo, una empresa que comercialice el mismo producto en Colombia, Brasil, Argentina, Chile y México puede utilizar una base técnica común para gestionar la información del producto, pero deberá generar y mantener las versiones correspondientes a cada marco regulatorio.

Este enfoque permite evitar la duplicación innecesaria de datos y, al mismo tiempo, garantizar que cada FDS se adapte a las obligaciones del mercado al que está destinada.

Cambios regulatorios y evolución del cumplimiento químico en Colombia

El marco colombiano de comunicación de peligros ha evolucionado para incorporar el Sistema Globalmente Armonizado y establecer obligaciones específicas para fabricantes, importadores, comercializadores y empleadores.

Para las empresas químicas, el cumplimiento no consiste únicamente en elaborar una FDS una vez. Es necesario mantener la información actualizada y comprobar periódicamente si los cambios científicos, técnicos o regulatorios afectan a la clasificación o a la documentación de los productos.

Implementación del Sistema Globalmente Armonizado

Uno de los principales cambios en la regulación colombiana fue la adopción del SGA mediante el Decreto 1496 de 2018.

Este decreto estableció un marco para la clasificación de peligros y la comunicación de estos mediante etiquetas y Fichas de Datos de Seguridad.

La incorporación del SGA permitió avanzar hacia un sistema armonizado de comunicación de peligros y facilitó la alineación de Colombia con otros mercados que utilizan este sistema internacional.

Desarrollo de los requisitos para los lugares de trabajo

La Resolución 773 de 2021 desarrolló la aplicación del SGA en los lugares de trabajo y estableció disposiciones específicas sobre la gestión de productos químicos.

Entre otros aspectos, regula cuestiones relacionadas con:

• clasificación de peligros
• etiquetado
• Fichas de Datos de Seguridad
• disponibilidad de la información
• capacitación de los trabajadores
• gestión de productos químicos peligrosos

Para las empresas, esto significa que la gestión de las FDS debe integrarse dentro de sus procedimientos generales de seguridad química y no limitarse a la generación documental.

Actualización de las FDS ante nueva información

La evolución regulatoria no es el único motivo por el que una FDS puede necesitar revisión.

La aparición de nueva información significativa sobre los peligros de una sustancia o mezcla puede modificar su clasificación y, en consecuencia, hacer necesaria la actualización de la FDS y del etiquetado.

Por ejemplo, nuevos datos toxicológicos pueden llevar a modificar la clasificación de una sustancia. En ese caso, la empresa debe evaluar el impacto sobre la comunicación de peligros y actualizar los documentos afectados.

Este proceso requiere mantener una relación coherente entre los datos utilizados para clasificar el producto, la FDS y la etiqueta.

Seguimiento de cambios regulatorios

Las empresas que comercializan productos químicos en Colombia deberían establecer procedimientos para identificar cambios que puedan afectar a sus productos.

Entre las fuentes de información que conviene controlar se encuentran:

• modificaciones de la legislación colombiana
• actualizaciones relacionadas con el SGA
• nueva información científica sobre peligros
• cambios en la composición de los productos
• nuevos datos toxicológicos o ecotoxicológicos
• modificaciones en los requisitos de seguridad y salud en el trabajo

El seguimiento debe ir acompañado de una evaluación de impacto. No todos los cambios regulatorios afectan necesariamente a todos los productos, por lo que es importante determinar qué referencias concretas requieren revisión

Errores frecuentes al elaborar una FDS conforme a la normativa colombiana

La elaboración de una FDS conforme al SGA puede parecer sencilla cuando se dispone de una plantilla, pero existen numerosos puntos en los que pueden producirse errores.

Estos problemas son especialmente habituales cuando las empresas gestionan manualmente un gran número de productos o reutilizan FDS elaboradas originalmente para otros mercados.

1. Utilizar una FDS de otro país sin adaptarla a Colombia

Que una FDS utilice el SGA no significa automáticamente que cumpla todos los requisitos colombianos.

Una FDS elaborada para Estados Unidos, Europa, México o Brasil puede utilizar una estructura y criterios similares, pero debe revisarse antes de utilizarse en Colombia.

2. No mantener la coherencia entre la FDS y la etiqueta

La clasificación, los pictogramas, las indicaciones de peligro y los consejos de prudencia deben ser coherentes entre ambos documentos.

Una actualización de la clasificación que solo se aplique a la etiqueta o únicamente a la FDS puede generar inconsistencias en la comunicación del peligro.

3. No disponer de la FDS en español

Las empresas que utilizan productos químicos en Colombia deben asegurarse de que los trabajadores puedan acceder a la información en español.

No disponer de una versión adecuada en el idioma requerido puede dificultar la comprensión de las medidas de prevención y respuesta ante emergencias.

4. Mantener datos de emergencia obsoletos

Los teléfonos y datos de contacto incluidos en la documentación deben mantenerse actualizados.

Un número de emergencia incorrecto puede convertirse en un problema especialmente grave cuando la FDS se utiliza durante un accidente, derrame, incendio o exposición.

5. No actualizar la FDS cuando cambia la clasificación

La aparición de nueva información significativa sobre los peligros puede modificar la clasificación de una sustancia o mezcla.

Cuando esto ocurre, la empresa debe evaluar el impacto sobre la FDS, el etiquetado y el resto de la documentación de comunicación de peligros.

6. Gestionar manualmente múltiples versiones

Una misma empresa puede necesitar diferentes versiones de una FDS para distintos productos, formulaciones, idiomas y mercados.

Gestionar estos documentos mediante archivos independientes aumenta el riesgo de:

• utilizar una versión obsoleta
• introducir datos inconsistentes
• olvidar una actualización
• distribuir una FDS incorrecta
• perder trazabilidad sobre los cambios realizados

Para empresas con un catálogo amplio, la gestión centralizada de los datos regulatorios permite reducir estos riesgos y facilita el mantenimiento de las diferentes versiones nacionales.

Checklist: ¿Cumple su FDS los requisitos de Colombia?

Antes de suministrar o utilizar una Ficha de Datos de Seguridad en Colombia, conviene comprobar al menos los siguientes aspectos:

Este checklist puede utilizarse como una primera revisión interna antes de distribuir o utilizar productos químicos en Colombia.

Cómo mantener las FDS conformes en Colombia

Para muchas empresas químicas, el principal reto no consiste en elaborar una Ficha de Datos de Seguridad, sino en mantener actualizadas todas las versiones de sus productos a medida que cambian la información técnica y los requisitos regulatorios.

El problema aumenta cuando una empresa comercializa el mismo producto en diferentes países. Una modificación de la composición o de la clasificación puede obligar a revisar simultáneamente la FDS, la etiqueta y diferentes versiones nacionales.

Además, las empresas deben garantizar que los trabajadores puedan acceder a la versión correcta de la FDS en los lugares donde los productos químicos se utilizan o almacenan.

En este contexto, una gestión centralizada de la información regulatoria permite reducir el trabajo manual y mantener una relación coherente entre los datos de producto, la clasificación, las etiquetas y las Fichas de Datos de Seguridad.

Soluciones especializadas como ExESS permiten gestionar la información regulatoria de los productos desde una fuente centralizada y generar documentación adaptada a los requisitos de diferentes mercados.

Este enfoque resulta especialmente útil para fabricantes, importadores y distribuidores que comercializan productos químicos en varios países de Latinoamérica y necesitan mantener diferentes versiones nacionales de una misma documentación.

Entre los principales beneficios de centralizar la gestión se encuentran:

• reducir la duplicación de datos
• mantener la coherencia entre diferentes documentos
• gestionar diferentes versiones nacionales
• facilitar el control de versiones
• reducir errores derivados de la edición manual
• agilizar la actualización de la documentación cuando cambia la información regulatoria

Para empresas que gestionan un catálogo amplio de productos químicos, automatizar estos procesos permite dedicar menos tiempo a tareas documentales y mejorar el control del cumplimiento regulatorio.

Preguntas frecuentes sobre las Fichas de Datos de Seguridad en Colombia

Conclusión

Las Fichas de Datos de Seguridad son una pieza fundamental del sistema de comunicación de peligros químicos en Colombia.

La adopción del Sistema Globalmente Armonizado mediante el Decreto 1496 de 2018, junto con las disposiciones desarrolladas posteriormente por la Resolución 773 de 2021, establece un marco para la clasificación de peligros, el etiquetado y la elaboración, suministro y disponibilidad de las FDS.

Para las empresas, el cumplimiento no consiste únicamente en generar una FDS con 16 secciones. Es necesario garantizar que la clasificación sea correcta, que la información de la FDS sea coherente con la etiqueta, que el documento esté disponible para los trabajadores y que se actualice cuando aparezca nueva información significativa sobre los peligros del producto.

El desafío aumenta para fabricantes, importadores y distribuidores que comercializan productos en diferentes países. Aunque muchos mercados utilizan el SGA como base, cada jurisdicción puede establecer requisitos nacionales adicionales.

Por ello, mantener una gestión centralizada de la información regulatoria y controlar las diferentes versiones de las FDS puede ayudar a reducir errores, mejorar la trazabilidad y facilitar el mantenimiento del cumplimiento a lo largo de todo el ciclo de vida del producto.

¿Cómo puede ayudar ExESS?

Gestionar Fichas de Datos de Seguridad para Colombia y otros mercados supone mucho más que elaborar documentos de forma individual. Los cambios en la composición de un producto, la clasificación de peligros o los requisitos regulatorios pueden obligar a revisar y actualizar diferentes versiones de una misma FDS.

ExESS permite centralizar la información regulatoria de los productos y utilizar una fuente de datos común para gestionar la generación y mantenimiento de la documentación de seguridad.

Para empresas que comercializan productos químicos en Colombia y otros países de Latinoamérica, este enfoque permite trabajar con una base común de información y adaptar la documentación a los requisitos de cada jurisdicción.

Entre los principales beneficios se encuentran:

• gestionar de forma centralizada la información de productos y sustancias
• generar Fichas de Datos de Seguridad para diferentes mercados
• gestionar diferentes idiomas y versiones nacionales
• mantener la coherencia entre la información regulatoria y la documentación generada
• facilitar el control de versiones
• reducir el trabajo manual asociado a la actualización de documentos
• mejorar la trazabilidad de los cambios realizados

Cuando una empresa gestiona un catálogo amplio de productos o comercializa las mismas sustancias y mezclas en diferentes mercados, disponer de una solución especializada puede simplificar significativamente el mantenimiento de las FDS y reducir el riesgo de inconsistencias entre versiones.

¿Quiere saber cómo puede gestionar sus Fichas de Datos de Seguridad de forma más eficiente?