Empresas que fabricam, importam ou distribuem produtos químicos, cosméticos, saneantes, fragrâncias ou gases industriais lidam com um volume crescente de obrigações regulatórias. A Ficha com Dados de Segurança (FDS), seguindo a ABNT NBR 14725:2023 e exigida pela NR-26, precisa ser tecnicamente correta, estar sempre atualizada e acessível a toda a cadeia, da produção à ponta de uso. Ao mesmo tempo, o controle do inventário químico, das condições de armazenamento e da conformidade com o Sistema Globalmente Harmonizado de Classificação e Rotulagem de Produtos Químicos (GHS) exige rastreabilidade constante.

Quando esse processo depende de planilhas, pastas de rede e controles manuais, o risco de inconsistência, retrabalho e não conformidade aumenta proporcionalmente ao tamanho do portfólio de produtos. É nesse cenário que o uso de um software para FDSs e de gestão de produtos químicos se tornou uma decisão estratégica para equipes regulatórias, de segurança do trabalho e de meio ambiente. Este artigo apresenta os principais benefícios técnicos e operacionais da automação da gestão de FDS e de produtos químicos.

O que é um sistema de gestão de produtos químicos e FDS

Um sistema de gestão de produtos químicos e FDS integra, em uma única plataforma, as etapas de classificação de perigo, elaboração de documentos de segurança e controle do inventário químico. Isso inclui a classificação GHS de substâncias e misturas, a geração da FDS e do rótulo GHS, o rastreamento de produtos e matérias-primas por local de armazenamento, o gerenciamento de incompatibilidades químicas e o monitoramento das listas regulatórias nacionais e internacionais aplicáveis.

A segurança química, entendida como o conjunto de medidas destinadas a proteger a saúde humana e o meio ambiente ao longo de todo o ciclo de vida de um produto químico, da concepção ao descarte, depende diretamente da qualidade dessa gestão documental e operacional.

Os riscos de gerenciar produtos químicos sem um sistema estruturado

1. A elaboração de FDS e a gestão de produtos químicos envolvem diferentes etapas, desde a classificação dos perigos e a preparação dos documentos de segurança até o controle de inventário e o acompanhamento das exigências regulatórias. Quando essas atividades são realizadas manualmente, por meio de planilhas, editores de texto e arquivos descentralizados, aumentam os riscos de erros, inconsistências e retrabalho, especialmente em empresas com um grande portfólio de produtos ou operações em diferentes mercados.

Entre os principais desafios estão:

• Inconsistências na classificação GHS e na documentação: a ausência de uma base de dados centralizada pode resultar em divergências entre as informações utilizadas na classificação dos produtos, na elaboração das FDS e na rotulagem, comprometendo a consistência e a confiabilidade dos documentos.

• Dificuldade no controle do inventário químico: gerenciar manualmente grandes quantidades de produtos químicos, distribuídos em diferentes unidades ou locais de armazenamento, dificulta o acompanhamento dos estoques, das quantidades armazenadas e das incompatibilidades químicas, aumentando os riscos operacionais.

• Dificuldade de acesso às informações de segurança: FDS armazenadas em diferentes sistemas, pastas ou arquivos podem dificultar a localização das informações pelos trabalhadores, especialmente em situações de emergência. A disponibilização e o acesso às FDS são aspectos importantes para o atendimento aos requisitos da NR-26.

• Falta de rastreabilidade e controle de versões: sem um histórico estruturado de alterações, torna-se mais difícil identificar quais informações foram modificadas, controlar as revisões dos documentos e assegurar que as versões atualizadas estejam disponíveis, dificultando também os processos de auditoria e fiscalização.

• Dificuldade para acompanhar atualizações regulatórias: mudanças nas regulamentações, nos critérios de classificação ou nas informações sobre perigos das substâncias podem exigir a revisão de diversos documentos. Sem ferramentas adequadas, identificar os produtos impactados e implementar essas atualizações pode demandar um esforço técnico considerável.

• Complexidade na elaboração de documentos para diferentes mercados: empresas que comercializam produtos em diferentes países precisam considerar não apenas os idiomas, mas também os critérios de classificação e os requisitos regulatórios específicos de cada região. A gestão manual dessas diferenças aumenta o tempo necessário para elaborar e revisar documentos e o risco de inconsistências.

À medida que o número de produtos, documentos e mercados atendidos aumenta, esses desafios se tornam ainda mais significativos. A adoção de sistemas especializados permite centralizar informações, padronizar processos e automatizar atividades, contribuindo para uma gestão mais eficiente e confiável dos produtos químicos e de sua documentação de segurança.

Principais benefícios do uso de um software para FDSs

A adoção de um software especializado em FDS e gestão de produtos químicos endereça diretamente esses riscos. Entre os principais benefícios estão:

Centralização e controle do inventário químico

O Chemicals, da Lisam, permite rastrear produtos químicos em quantidade ilimitada e em múltiplas localizações, com atualização automática do inventário por meio de leitura de código de barras, centralizando o controle de estoque em diferentes unidades da empresa.

Classificação GHS automatizada e conformidade regulatória facilitada

O software aplica automaticamente os critérios de classificação GHS a cada ingrediente e à mistura, determinando classes e categorias de perigo, pictogramas, palavra de advertência e frases de perigo (H) e precaução (P). O ExESS, software de FDS da Lisam, cobre a legislação de mais de 20 países e regiões regulatórias, incluindo Brasil, Argentina, União Europeia e Estados Unidos, permitindo que empresas com operações internacionais mantenham a conformidade centralizada em uma única plataforma.

Redução de erros e padronização documental

A automação reduz a dependência de consultas manuais a múltiplas fontes técnicas. O ExESS disponibiliza uma base com mais de 300.000 frases da indústria, traduzidas em mais de 50 idiomas, além de uma biblioteca com mais de 500 pictogramas. Essa padronização elimina inconsistências terminológicas entre documentos do mesmo portfólio e reduz o risco de erros de preenchimento do documento, um dos pontos mais recorrentes em fiscalizações e auditorias de FDS.

Rastreabilidade, auditoria e controle de versões

Cada alteração em uma FDS gerada por software fica registrada com data, autor e histórico de versões, com numeração automática de revisões maiores e menores. Esse nível de rastreabilidade é indispensável para responder a auditorias regulatórias e de fornecedores com agilidade, além de garantir que apenas a versão vigente do documento permaneça em circulação.

Acesso rápido às FDS e proteção dos trabalhadores

A centralização das FDS em uma plataforma acessível via internet permite que equipes de segurança do trabalho, transportadores e usuários finais consultem a versão atualizada do documento a qualquer momento, apoiando o cumprimento da NR-26 e reduzindo o tempo de resposta em situações de exposição a produtos perigosos.

Ganho de eficiência e retorno sobre o investimento

O impacto da automação na produtividade das equipes regulatórias é mensurável. Em um cenário ilustrativo publicado pela Lisam, a elaboração manual de uma FDS nova consome cerca de 9 horas de trabalho técnico, contra 30 minutos para uma revisão realizada com o ExESS, com a atualização de um portfólio inteiro de FDS realizada em cerca de 4 horas. Nesse exemplo, a economia estimada chega a R$ 149.660 por ano, com payback inferior a seis meses. Os detalhes desse cálculo estão descritos no artigo sobre o retorno sobre investimento do software para elaboração de FDS.

Suporte a operações multilíngues e multirregionais

Para empresas que exportam ou operam em diferentes países, a geração de FDS e rótulos em mais de 50 idiomas, adaptados automaticamente às regulamentações locais, elimina a dependência de traduções técnicas manuais e permite gerenciar a conformidade de múltiplos mercados a partir de uma única base de dados.

Gestão de incompatibilidades, ESG e ciclo de vida completo

Além da elaboração de documentos, soluções de gestão de produtos químicos também dão suporte a processos complementares, como o mapeamento de incompatibilidades de armazenamento entre substâncias, a geração de PCN (Poison Centre Notification) e UFI, a condução de auditorias e inspeções, e o apoio à gestão de indicadores ESG relacionados ao uso de produtos químicos, ampliando o escopo da conformidade para além da FDS isolada.

Como escolher um software para gestão de FDS e produtos químicos

A escolha de um sistema de gestão de produtos químicos e FDS deve considerar critérios técnicos que impactam diretamente a conformidade regulatória da empresa:

• Cobertura regulatória internacional, com classificação GHS atualizada para os países onde a empresa opera ou exporta.
• Atualização periódica da base de dados regulatória, incluindo limites de exposição ocupacional e listas de substâncias controladas.
• Suporte multilíngue para elaboração de FDS e rótulos.
• Integração com sistemas ERP e outras plataformas corporativas, para manter a consistência dos dados de produto.
• Rastreabilidade de alterações e controle de versões auditável.
• Suporte técnico especializado e módulos de treinamento para as equipes usuárias.

Equipes que estão implementando ou revisando processos de elaboração de FDS também podem se beneficiar do treinamento online de FDS/FISPQ, que aprofunda os requisitos da ABNT NBR 14725:2023, e do treinamento de toxicologia aplicada ao GHS, voltado à correta aplicação dos critérios de classificação de perigo.

ExESS e Chemicals: soluções Lisam para segurança química

A Lisam oferece duas soluções complementares para empresas que precisam estruturar a gestão de produtos químicos e FDS. O ExESS é o software de elaboração e gestão de FDS voltado à classificação GHS, geração de rótulos e documentos de segurança em conformidade com a ABNT NBR 14725:2023 e com regulamentações de mais de 20 países. Já o Chemicals é a solução voltada ao gerenciamento e controle de inventário de produtos químicos, com rastreamento de estoque, gestão de incompatibilidades e suporte a relatórios regulatórios. Juntas, essas soluções cobrem tanto a dimensão documental quanto a dimensão operacional da segurança química.

Conclusão

A gestão de produtos químicos e de FDS deixou de ser um processo puramente documental para se tornar um componente estratégico da conformidade regulatória e da segurança do trabalho. Processos manuais, sem infraestrutura de dados centralizada, aumentam o risco de erros de classificação, dificultam auditorias e comprometem o acesso rápido à informação de segurança pelos trabalhadores.

A adoção de um software especializado em FDS e gestão de produtos químicos transforma esse cenário: automatiza a classificação GHS, padroniza a documentação, garante rastreabilidade auditável e libera as equipes regulatórias para atividades de maior valor técnico.

Para empresas que buscam estruturar ou modernizar sua gestão de segurança química, conhecer as funcionalidades do ExESS e do Chemicals é o primeiro passo para avaliar qual solução se adequa à realidade do seu portfólio de produtos.