Milieubeheersystemen - Lisam

Het vakgebied van milieubeheer is de afgelopen 20 jaar sterk veranderd. U moet niet alleen gelijke tred houden met voortdurend veranderende wet- en regelgeving, maar ook zorgen dat uw faciliteit optimaal presteert binnen de gestelde milieugrenzen.

Een milieubeheersysteem helpt u om regelgeving te standaardiseren en uw milieuprestaties strategisch te verbeteren.

Deze pagina biedt een overzicht van milieubeheersystemen. Lees verder, download de gids voor later gebruik of navigeer direct naar een specifiek onderdeel.

Inhoudsopgave:

Wat is een milieubeheersysteem (EMS)?
Wat is het doel van een milieubeheersysteem?
Heeft u een milieubeheersysteem nodig?
Voordelen van een EMS
Standaarden voor milieubeheersystemen
PDCA-model
Tips voor de implementatie van een EMS
Wat is milieubeheersoftware?
Veelvoorkomende misvattingen over milieubeheersystemen
Waarom heeft u milieubeheersoftware nodig?
Waar moet ik op letten bij het kiezen van milieubeheersoftware?
Conclusie
(Wilt u meer weten over onze softwareoplossingen voor milieubeheer? Bezoek dan onze pagina over milieubeheersoftware.)

Wat is een milieubeheersysteem?

Een milieubeheersysteem (EMS) is een raamwerk van processen, procedures en hulpmiddelen waarmee een organisatie haar milieuprestatiedoelstellingen kan realiseren.

Een EMS staat bekend onder verschillende namen – zoals milieubeheersysteem, milieumanagementinformatiesysteem of systeem voor naleving van milieuwetgeving. Welke term u ook gebruikt, het concept kan verwarrend zijn, zelfs voor professionals in EHS (Environmental, Health & Safety). Dat komt doordat het afhankelijk van de context en spreker meerdere betekenissen kan hebben.

Een EMS (milieubeheersysteem) kan verwijzen naar een reeks processen voor het beheersen van de milieubelasting van een bedrijf. Het kan ook slaan op de software of database die wordt gebruikt om deze processen aan te sturen. De term wordt vaak door elkaar gebruikt voor zowel het systeem als de software, wat soms verwarring veroorzaakt.

Meestal bedoelt men met een milieubeheersysteem een verzameling processen die worden aangestuurd door normen zoals ISO 14001. We gaan straks dieper in op ISO 14001 en andere relevante normen, maar laten we eerst kijken waarom een EMS überhaupt bestaat.

Wat is het doel van een milieubeheersysteem?

Het doel van een milieubeheersysteem is om een gestructureerde aanpak te bieden voor het beheersen van de milieubelasting van een organisatie.

Hierbij gaat het vaak om luchtkwaliteit, broeikasgasemissies, water- en afvalbeheer. Steeds vaker worden ook klimaatrisico’s opgenomen in milieubeheersystemen.

Net zoals een veiligheidsbeheersysteem helpt bij het beheersen van veiligheidsrisico’s, biedt een milieubeheersysteem een systematische aanpak om milieukansen en -risico’s in kaart te brengen en te beheersen.

Naast het beheren van milieuaspecten helpt een EMS u ook om gelijke tred te houden met veranderende wet- en regelgeving, en om milieuwetgeving consistent na te leven. Lees verder om te ontdekken voor wie een EMS geschikt is en hoe het uw organisatie kan ondersteunen.

Heeft u een milieubeheersysteem nodig?

Er zijn verschillende redenen waarom een organisatie een milieubeheersysteem (EMS) zou implementeren. In sommige gevallen is een EMS verplicht na een overtreding of non-conformiteit. Soms is het een contractuele vereiste. Het kan echter ook deel uitmaken van een vrijwillig milieuprogramma.

Is een milieubeheersysteem geschikt voor uw organisatie?
Beantwoord de onderstaande vragen om te bepalen of een EMS van toegevoegde waarde is voor uw bedrijf:

Moet u voldoen aan milieuwetgeving op federaal, regionaal, lokaal of contractueel niveau?
Is het verbeteren van de milieuprestaties een doel binnen uw organisatie?
Komt u tijd en middelen tekort om aan uw milieutaken te voldoen?
Heeft u te maken met problemen zoals gemiste deadlines, verlopen vergunningen of onvoldoende getraind personeel?
Heeft u moeite met het rapporteren van uw milieuprestaties?
Heeft uw organisatie ESG-initiatieven?
Als u één of meerdere vragen met ‘ja’ heeft beantwoord, kan een milieubeheersysteem u helpen om efficiënter, compliant en duurzamer te werken.

Voordelen van een milieubeheersysteem (EMS)

Het belang van milieumanagement is niet te onderschatten. Hieronder vindt u enkele belangrijke voordelen van het implementeren van een milieubeheersysteem:

Verbeterde milieuprestaties:
Een EMS helpt bij het identificeren van de oorzaak van milieuschendingen of non-conformiteiten en biedt inzicht in hoe deze verbeterd kunnen worden. Door bijvoorbeeld het verbruik van water of energie te monitoren, kunt u uw operationele prestaties optimaliseren.
Kostenbesparing:
De afwezigheid van een EMS kan leiden tot hoge kosten. Zonder gestructureerde aanpak verspillen bedrijven tijd en middelen aan het reageren op veranderingen in regelgeving. In het ergste geval kunnen er boetes en reputatieschade ontstaan.
Betrokkenheid van medewerkers:
Een gestructureerd EMS maakt het eenvoudiger om medewerkers actief te betrekken bij milieumonitoring en compliance. Het stroomlijnt ook het inwerkproces van nieuwe medewerkers, dankzij vastgelegde procedures.
Versterking van het imago:
Consumenten verwachten tegenwoordig dat bedrijven verantwoord omgaan met het milieu. Een EMS biedt een concrete manier om milieuprestaties inzichtelijk te maken en hierover te rapporteren.
Inspelen op investeerdersverwachtingen:
ESG-criteria (Environmental, Social & Governance) hebben steeds meer invloed op financiële beoordelingen van bedrijven. Transparantie over milieuprestaties is voor beursgenoteerde ondernemingen inmiddels een vereiste. Een EMS ondersteunt deze transparantie en draagt bij aan duurzaam ondernemerschap.

Normen voor milieubeheersystemen

Zoals eerder aangegeven, kunnen milieubeheersystemen er sterk verschillend uitzien van organisatie tot organisatie.

Er bestaat geen universele oplossing voor het verbeteren van milieuprestaties. Gelukkig zijn er verschillende internationaal erkende normen die richting geven bij het opzetten van een effectief milieubeheersysteem (EMS).

ISO 14001

ISO 14001 is een internationale norm die eisen stelt aan milieubeheersystemen. Deze norm biedt bedrijven een raamwerk om hun milieuprestaties continu te verbeteren. Het helpt kosten te verlagen, verspilling te reduceren en aan te tonen dat men duurzaam groeit, zowel richting management als belanghebbenden.
ISO 14001 is wereldwijd een van de meest toegepaste milieunormen, met meer dan 346.000 gecertificeerde bedrijven en nog veel meer gebruikers.

>>> Meer weten over deze norm? Bezoek onze pagina over ISO 14001 Milieumanagement.

ISO 9001

Hoewel ISO 9001 niet specifiek bedoeld is voor milieubeheer, ondersteunt het organisaties indirect bij het verbeteren van hun milieuprestaties. De norm richt zich op kwaliteitsmanagement en biedt handvatten om klanttevredenheid te verbeteren, regelgeving na te leven en milieudoelen te behalen.
ISO 9001 wordt toegepast in 81 landen, met meer dan 13.000 geregistreerde organisaties alleen al in Noord-Amerika.

Internationale normen

Naast de ISO-familie van internationale normen, hebben veel landen en particuliere organisaties hun eigen milieubeheersystemen en standaarden ontwikkeld. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

Het Europese Eco-Management and Audit Scheme (EMAS),

BS 7750, dat is vervangen door BS EN ISO 14001:2015,

Total Quality Environmental Management, onderdeel van het Amerikaanse globale milieubeheerinitiatief,

De principes van de Coalition for Environmentally Responsible Economies (CERES)

Enviromark

Het PDCA-model

Een EMS volgt een Plan > Do > Check > Act (PDCA) cycle. Zoals je kunt zien in het onderstaande diagram, is PDCA een model voor continue verbetering. Het kan worden gebruikt door kleine of grote organisaties in elke sector, van nutsbedrijven tot autofabrikanten tot voedselverwerkende bedrijven.

Plan: Ontwikkel een goed begrip van belangrijke milieukwesties en de behoeften van stakeholders, en stel vervolgens acties op om risico’s en kansen aan te pakken.
Do: Test het plan en houd prestatie-indicatoren bij.
Check: Voer interne audits uit om de effectiviteit van het systeem te beoordelen.
Act: Pak problemen aan die tijdens de audits zijn vastgesteld. Gebruik wat je hebt geleerd om nieuwe verbeteringen te plannen zodra de cyclus opnieuw begint.
ISO 14001 milieumanagement

5 tips voor het implementeren van een EMS

Het implementeren van een EMS ziet er voor elke organisatie anders uit, maar hier zijn een paar tips die kunnen helpen om succes te garanderen:

Stel ‘groene kampioenen’ aan. Dit zijn mensen binnen je organisatie die gepassioneerd en goed geïnformeerd zijn over milieumaatregelen en die je project vooruit zullen helpen.
Omschrijf verantwoordelijkheden duidelijk om een gevoel van eigenaarschap te creëren en om medewerkers uit de hele organisatie te betrekken bij het verbeteren van milieuprestaties.
Train specifieke groepen medewerkers in hun specifieke verantwoordelijkheden binnen het milieumanagementsysteem (EMS).
Ga voor “snelle successen” om vertrouwen op te bouwen en te laten zien dat je EMS werkt.
Communiceer regelmatig met zowel het management als de medewerkers.

Wat is software voor milieumanagementsystemen?

Milieuprofessionals gebruiken verschillende tools om hun dagelijkse verantwoordelijkheden te beheren. Papieren formulieren, spreadsheets en zelfgemaakte databases zijn slechts enkele van de gebruikelijke hulpmiddelen.

De enorme hoeveelheid milieugegevens maakt deze tools echter vaak ontoereikend voor het effectief beheren van milieuprestaties. Bovendien wordt het, naarmate het aantal milieuregels toeneemt, steeds moeilijker om alles bij te houden met papier- of spreadsheetgebaseerde systemen. Dit kan leiden tot problemen zoals gemiste deadlines en boetes.

Daarom is er software voor milieumanagementsystemen. EMS-software kan je helpen om de prestaties van je milieumanagementsysteem te monitoren, meten en rapporteren.

EMS-software houdt gegevens bij over lucht, broeikasgassen (GHG), water en afval op één centrale plek. Het stelt je in staat om herinneringen te automatiseren, dagelijkse trackingtaken uit te voeren en rapporten te maken die managers inzicht geven in “het grotere geheel”.

4 veelvoorkomende misvattingen over milieumanagementsystemen

Als het gaat om milieumanagementsystemen, zijn er veel mythen en misvattingen in omloop. Hier zijn vier van de meest voorkomende:

Mythe 1: Spreadsheets zijn voldoende voor het beheren van milieugegevens
Onderzoek toont aan dat 88% van de spreadsheets aanzienlijke fouten bevat, wat je blootstelt aan het risico op een niet-nalevingsincident. Het heen en weer mailen van spreadsheets bemoeilijkt de samenwerking. Het opstellen van een geformatteerd rapport voor elke instantie of vergunning kan dagen of zelfs weken duren.

Mythe 2: We hebben al een nalevingsprogramma, dus we hebben geen EMS nodig
Een EMS maakt het gemakkelijker om consequent en efficiënt aan regelgeving te voldoen. Het helpt je ook om kansen te identificeren om verder te gaan dan de minimale vereisten, kosten te verlagen, je bedrijf te laten groeien en risico’s te beheren.

Mythe 3: Alle milieumanagementsystemen zijn hetzelfde
Niet alle bedrijven worden geconfronteerd met dezelfde regelgeving of vergunningseisen, wat betekent dat het ontwikkelings- en implementatieproces er heel verschillend uit kan zien van de ene organisatie tot de andere.

Mythe 4: Alleen grote organisaties hebben een milieumanagementsysteem nodig
Organisaties van elke omvang kunnen profiteren van een milieumanagementsysteem. Kleine bedrijven lopen zelfs vaak grotere milieurisico’s vanwege een gebrek aan tijd en middelen, wat hen ideale kandidaten maakt voor een gestructureerd milieumanagementsysteem.

Waarom heb je software voor milieumanagement nodig?

We hebben al enkele voordelen van het gebruik van software voor milieumanagement genoemd, maar laten we nu kijken naar enkele specifieke manieren waarop het je milieuprestaties kan verbeteren en je kan helpen te voldoen aan je nalevingsverplichtingen.

1. Houd deadlines, taken en documenten bij

Milieumanagementsoftware biedt je organisatie een gecentraliseerde database om alle informatie en relevante documenten over lucht, water, afval en broeikasgassen (GHG) op te slaan. Dit omvat vaak een centrale kalender waarmee je milieugerelateerde vergunningseisen en andere tijdsgevoelige verplichtingen kunt bijhouden om naleving te garanderen.

Milieumanagementsoftware kan je automatisch op de hoogte stellen van regelgevende deadlines en andere acties, je waarschuwen wanneer vergunningslimieten of andere drempels worden overschreden, en zelfs automatisch corrigerende maatregelen toewijzen op basis van de voorwaarden die je instelt. Door gebruik te maken van deze geautomatiseerde functies kun je het risico op niet-naleving verkleinen.

2. Beheer grote hoeveelheden milieugegevens

Door de afhankelijkheid van spreadsheets te verminderen, heeft milieumanagementsoftware het beheer van milieugegevens sterk verbeterd. De dagen van het handmatig verzamelen van gegevens en het moeizaam bijwerken van Excel-formules voor berekeningen en rapportages zijn voorbij.

Je kunt gegevens binnenhalen uit CEMS- of productiesystemen, formules maken en beheren, drempelwaarden instellen, emissie-inventarissen genereren en meer, allemaal zonder gedoe met spreadsheets. (Het is het vermelden waard dat de meeste platforms het ook mogelijk maken om gegevens uit spreadsheets te importeren en naar Excel te exporteren.)

3. Vereenvoudig audits en inspecties

Milieumanagementsoftware biedt hulpmiddelen om audits en inspecties te beheren. Je kunt elk type beoordeling configureren, waaronder:

Milieunalevingsaudits
Risicobeoordelingen
Afwateringsinspecties (SWPPP/SPCC)
Kwaliteitscontroles
Onderhoudsinspecties

4. Rapportage stroomlijnen

Zoals eerder vermeld, stelt milieumanagementsoftware je in staat om enorme hoeveelheden milieugegevens te beheren. Dit maakt het veel gemakkelijker wanneer het tijd is om te rapporteren. In plaats van weken te besteden aan het verzamelen en formatteren van rapporten, stelt milieumanagementsoftware je in staat om complexe milieurapportages in enkele seconden te creëren.

Ongeacht welk type rapport je moet opstellen, milieumanagementsoftware maakt het mogelijk om automatisch relevante gegevens te extraheren met één druk op de knop:

Greenhouse Gas Reporting Program (e-GGRT)
HAP- en TAP-inventarissen
Toxics Release Inventory (TRI)-rapportage
MACT en NESHAP
Beheer van NPDES-vergunningen
Discharge Monitoring Reporting (DMR)

5. Optimaliseer milieuprestaties

Milieumanagementsoftware stelt je in staat om jouw milieu- en nalevingsprestaties in realtime te bekijken via dynamische dashboards. Dat betekent dat je precies kunt zien waar jouw bedrijf op elk moment staat. Met deze informatie binnen handbereik kunnen milieumanagers en leidinggevenden weloverwogen beslissingen nemen en proactief invloed uitoefenen op de milieuprestaties.

Milieudashboard

Het visualiseren van de milieuprestaties van jouw volledige organisatie op één centrale plek maakt besluitvorming en rapportage eenvoudig.

6. Verbeter ESG-prestaties en -rapportage

De wereldwijde focus op klimaatverandering — samen met toenemende eisen van investeerders en consumenten voor duurzamere bedrijfspraktijken — heeft milieu, maatschappij en goed bestuur (ESG) tot een belangrijk thema op bestuursniveau gemaakt. ESG-rapportage is nog niet verplicht voor alle bedrijven, maar het is zeer waarschijnlijk dat dit in de toekomst wel verplicht wordt.
Een goed milieumanagementsoftwaresysteem bevat vanzelfsprekend veel van de functies die nodig zijn voor ESG-beheer, zoals het verzamelen van gegevens, berekenen van emissies en genereren van rapporten.

Waar moet ik op letten bij het kiezen van milieubeheersoftware?

Om al deze redenen stappen veel organisaties over van traditionele papieren systemen naar moderne milieumanagementsoftware. Maar het vinden van de juiste software kan een uitdaging zijn, en wat goed werkt voor het ene bedrijf werkt mogelijk niet voor het andere, en omgekeerd.
Hier zijn een paar zaken waar je op moet letten als je op zoek bent naar milieumanagementsoftware:

Aangepast versus kant-en-klaar

De vraag of je moet investeren in maatwerksoftware is een veelvoorkomende, maar lastige.
Hoewel maatwerk in eerste instantie als een goed idee kan klinken, maakt het opschalen vaak erg moeilijk. Helaas groeien veel organisaties hun maatwerksoftware al uit vóórdat ze rendement op hun investering zien. Uit onderzoek van de Standish Group blijkt zelfs dat 80% van de maatwerksoftwareprojecten meer kost dan ze opleveren.

Als het gaat om kosten, functionaliteiten en langetermijnrendement (ROI), is een kant-en-klaar systeem zoals Lisam’s ComplyStation bijna altijd de beste keuze voor groeiende bedrijven en wereldwijde ondernemingen.

Zelfconfiguratie

Tegenwoordig stelt zelfconfigureerbare milieusoftware je in staat om je eigen formulieren, dashboards en workflows te maken voor een gepersonaliseerde ervaring, zonder dure maatwerkdiensten.

Je kunt gebruikmaken van drag-and-dropfunctionaliteit, beheermogelijkheden, machtigingen, filters en modules om de software aan te passen en op te schalen naar de specifieke behoeften van jouw organisatie.

Gebruiksgemak

Dat milieubeheer complex is, betekent niet dat de software dat ook moet zijn. Gebruiksvriendelijke software stelt medewerkers in staat zich te richten op hun taken in plaats van op het leren van een nieuw systeem. Hoe gebruiksvriendelijker de software, hoe sneller medewerkers ermee aan de slag kunnen.

Mobiele functionaliteit

Meer dan ooit moeten medewerkers overal kunnen werken. Goede milieubeheer­software moet daarom mobiele functionaliteiten bevatten, zodat medewerkers hun gegevens op afstand kunnen benaderen vanaf een smartphone of tablet.
Gezien de aard van milieubeheer is ook de mogelijkheid om offline gegevens vast te leggen essentieel. Dit stelt medewerkers in staat om taken zoals audits en inspecties in het veld uit te voeren en later te synchroniseren zodra ze weer WiFi hebben.

Integraties

Welke milieubeheer­software je ook kiest, deze moet kunnen integreren met je andere bedrijfs­systemen zoals CEMS en ERP. Integraties zorgen ervoor dat systemen met elkaar kunnen ‘praten’ en informatie delen. Door dubbele gegevensinvoer te vermijden, verhoogt dit de productiviteit van je team.
Bovendien zorgt dit voor snellere en nauwkeurigere rapportages doordat je gebruik maakt van milieugegevens direct aan de bron.

Nu ben je klaar om een aantal vragen aan softwareleveranciers te stellen:
Hoe lang duurt het om voorgedefinieerde wettelijke rapporten te maken?
Hoe lang duurt het om berekeningen aan te passen wanneer regelgeving verandert?
Kan dit systeem integreren met onze gegevensverzamelingstools, zoals Continuous Emissions Monitoring (CEMS)?
Integreert dit systeem met databanken voor regelgeving om realtime inzicht te bieden in wetgeving?
Welke mobiele mogelijkheden biedt deze software?
Kan het systeem ook voldoen aan onze andere EHS-behoeften, zoals gezondheid- en veiligheidsbeheer?
Hoe lang duurt het om dit systeem te implementeren? Kunnen de modules afzonderlijk worden uitgerold zodat we snel van start kunnen gaan?
Welke training en ondersteuning bieden jullie? Krijgen we een vaste serviceaccountmanager?
Kan dit systeem meegroeien met onze behoeften?
Wat zijn de eigendomskosten over 3 jaar? Zijn er kosten voor upgrades, configuratie, onderhoud, extra gebruikers of functies, of andere vergoedingen?
Wat kan ik verwachten qua ROI/terugverdientijd?
Hoe zorgen jullie ervoor dat onze informatie veilig blijft?

Conclusie

Met voortdurend veranderende regelgeving en EHS-professionals die steeds meer taken op zich nemen, is de noodzaak van een milieubeheersysteem overduidelijk.
Het is een systematische manier om nieuwe milieuregels bij te houden, naleving te standaardiseren en je milieuprestaties te beheren.
De gedachte om vanaf nul een EMS op te bouwen kan in het begin overweldigend lijken, maar met de juiste tips en hulpmiddelen wordt het een stuk eenvoudiger. Milieubeheer­software slaat niet alleen al je gegevens en documenten op één centrale plek op, maar vereenvoudigt ook audits en inspecties, versnelt rapportages en biedt waardevolle inzichten in hoe je je milieuprestaties kunt verbeteren.

Opmerking: Deze pagina is oorspronkelijk gepubliceerd in 2018 en is bijgewerkt voor actualiteit en nauwkeurigheid.